Shadow AI to termin określający wykorzystywanie narzędzi sztucznej inteligencji (takich jak ChatGPT czy inne narzędzia AI) przez pracowników firmy bez oficjalnej wiedzy czy zgody działu IT lub osób zarządzających. Oznacza to, że pracownicy korzystają z rozwiązań AI na własną rękę, często w celu przyspieszenia lub ułatwienia swojej pracy. Chociażby do generowania tekstów, analizowania danych czy automatyzacji codziennych zadań.
Skąd się wzięło pojęcie Shadow AI?
Wraz z przyśpieszającym rozwojem narzędzi AI, czy to dostępnych w modelu open source, czy też jako łatwo dostępne aplikacje webowe, wielu pracowników zaczęło korzystać z nich spontanicznie. Często nie mają świadomości, że niektóre działania mogą być niezgodne z polityką firmy lub nawet z przepisami prawa. Pracownicy sięgają po narzędzia AI, ponieważ są szybkie, wygodne i pozwalają zwiększyć efektywność pracy. Jednak robią to często bez zgłoszenia tego faktu pracodawcy. Po cichu. W cieniu.
Przykłady zjawiska Shadow AI w firmach
Shadow AI najczęściej przejawia się w wykorzystywaniu takich narzędzi jak:
- ChatGPT do pisania e-maili, raportów czy ofert,
- generatorów obrazów AI do tworzenia grafik marketingowych,
- automatyzacji zadań biurowych przy użyciu narzędzi no-code opartych o AI,
- analizowania danych przy użyciu nieautoryzowanych przez firmę narzędzi analitycznych.
Takie działania mogą wydawać się nieszkodliwe. Do czasu aż skutkują poważnymi konsekwencjami.
Jakie mogą być potencjalne skutki Shadow AI dla firmy?
Nielegalne przetwarzanie danych
Jednym z największych zagrożeń związanych z Shadow AI jest niekontrolowane przekazywanie danych do zewnętrznych narzędzi sztucznej inteligencji. Te niestety nie zawsze gwarantują bezpieczeństwo informacji. Pracownicy mogą (często nieświadomie) przesyłać do aplikacji AI wrażliwe dane, takie jak informacje o klientach, dane finansowe czy szczegóły dotyczące projektów. Takie działania mogą prowadzić do naruszenia przepisów RODO i innych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.
Zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji i własności intelektualnej
Nieautoryzowane korzystanie z AI niesie ryzyko wycieku poufnych informacji. Dostawcy narzędzi AI mogą przechowywać przesyłane dane na swoich serwerach. W praktyce oznacza to brak pełnej kontroli nad tym, gdzie trafiają firmowe informacje. W skrajnych przypadkach może dojść do utraty tajemnic przedsiębiorstwa lub nawet kradzieży własności intelektualnej. Nie trzeba chyba dodawać, że może to negatywnie wpłynąć na pozycję firmy na rynku.
Problemy organizacyjne i prawne
Wprowadzanie do firmy narzędzi AI bez zgody działu IT powoduje dezorganizację i utrudnia zarządzanie infrastrukturą IT. Brak wiedzy o używanych narzędziach utrudnia kontrolę nad bezpieczeństwem całego systemu informatycznego. Może to także prowadzić do sporów prawnych z klientami lub partnerami biznesowymi, jeśli dojdzie do naruszenia poufności danych lub innych nieprawidłowości.
Jak zabezpieczyć firmę przed negatywnymi skutkami Shadow AI?
Wdrażanie polityk wewnętrznych
Podstawą bezpieczeństwa jest jasna i aktualna polityka dotycząca korzystania z narzędzi AI w firmie. Warto przygotować regulamin lub wytyczne, które jasno określają, z jakich narzędzi można korzystać, w jakim zakresie oraz jakie dane wolno przekazywać do rozwiązań zewnętrznych. Dobrą praktyką jest stworzenie listy zatwierdzonych aplikacji i narzędzi AI, które zostały wcześniej sprawdzone pod kątem bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Lepiej przyjąć tutaj postawę proaktywną, niż udawać, że nikt nie używa ChatGPT w pracy.
Monitorowanie i kontrola użycia narzędzi AI
Nawet najlepsze polityki nie wystarczą bez ich skutecznego egzekwowania. Warto wdrożyć narzędzia do monitorowania aktywności pracowników w zakresie korzystania z nowych technologii. Systemy bezpieczeństwa IT mogą wykrywać nieautoryzowany ruch sieciowy lub próby korzystania z niezatwierdzonych narzędzi AI. Dzięki temu firma ma większą kontrolę nad przepływem informacji i może szybko reagować na potencjalne zagrożenia.
Przykłady dobrych praktyk
- Regularne aktualizowanie listy zatwierdzonych narzędzi AI.
- Współpraca działów IT, bezpieczeństwa i HR w tworzeniu polityk i szkoleń.
- Zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do bezpiecznych, sprawdzonych narzędzi (tak, by nie musieli szukać rozwiązań na własną rękę).
- Przeprowadzanie okresowych audytów bezpieczeństwa oraz testów odporności na wyciek danych.
Edukacja pracowników w zakresie bezpiecznego używania narzędzi AI
Narzędzia AI są coraz bardziej powszechne, a ich obsługa często wydaje się intuicyjna. Jednak to właśnie brak wiedzy i świadomości ryzyka jest jednym z głównych czynników sprzyjających powstawaniu zjawiska Shadow AI. Regularne szkolenia pomagają budować kulturę odpowiedzialności i pokazywać, że korzystanie z AI powinno być przemyślane oraz zgodne z polityką firmy.
Jak edukować pracowników?
- Organizuj warsztaty i szkolenia pokazujące, jakie dane można wprowadzać do narzędzi AI, a jakich absolutnie unikać.
- Twórz materiały edukacyjne, które w prosty sposób tłumaczą zagrożenia związane z Shadow AI i wyjaśniają firmowe procedury.
- Zachęcaj do zadawania pytań i zgłaszania wątpliwości. Otwarta komunikacja ułatwia szybkie rozwiązywanie problemów.
Budowanie kultury świadomego korzystania z AI
Najistotniejszą kwestią jest pokazanie, że korzystanie z AI to nie tylko ułatwienie pracy. Wymaga ono także odpowiedzialności. Kultura świadomego i bezpiecznego korzystania z nowych technologii powinna stać się częścią polityki firmowej. Bowiem pracownicy, którzy znają zasady i konsekwencje używania AI, będą także rozumieć, że czasem nad szybkość wykonania taska należy postawić ochronę danych klienta, reputacji marki czy interesów firmy.
Przeczytaj także: Strategia AI-first. Nowy paradygmat tworzenia produktów
